Guía · subvenciones
Qué software necesitas para una convocatoria de formación subvencionada
Ganar una convocatoria es la mitad del trabajo; la otra mitad es ejecutarla y justificarla sin perder la subvención. Antes de empezar, comprueba que tu sistema cumple estos 7 requisitos — todos salen de lo que las administraciones piden en la justificación y miran en inspección.
Los 7 requisitos
- Expediente por convocatoria: cada acción, grupo, participante y documento cuelga de su convocatoria, con sus reglas. Dos convocatorias no comparten cajón.
- Evidencias vinculadas desde el primer día: asistencias, contenidos, diplomas y encuestas se archivan según se generan, en su expediente, no en carpetas por rellenar al final.
- Asistencia válida para justificar: firmada, por sesión, con trazabilidad de quién/cuándo. La firma digital con QR ahorra el papel y calcula los porcentajes en tiempo real.
- Control económico por partida: gasto ejecutado contra presupuesto concedido, por concepto, para saber en todo momento cuánto puedes justificar y qué te queda.
- Gestión del participante completa: si la convocatoria pide orientación o inserción, el expediente debe acumular también esas actuaciones y sus resultados.
- Comunicaciones y plazos: altas, inicios y modificaciones a la Administración con resguardo, y un indicador semafórico que avise antes de que venza un plazo.
- Trazabilidad para inspección: poder responder «quién hizo qué y cuándo» sobre cualquier dato, años después, sin reconstruir nada.
Preguntas frecuentes
¿No me vale mi ERP o un Excel?
Para contabilidad, sí; para justificar, no: la justificación exige vincular cada gasto y cada asistencia a su acción, grupo y convocatoria. Reconstruir esa relación a posteriori es la principal fuente de incidencias.
¿Y si ejecuto convocatorias de varias administraciones a la vez?
Necesitas expedientes paralelos con reglas distintas — plazos, modelos de documento, porcentajes — sin mezclar evidencias ni presupuestos. Es el caso típico de las entidades sociales multi-organismo.
¿Cómo lo resuelve iformalia?
Con el expediente por convocatoria, la firma digital de asistencia, el control económico por partida y la orientación e inserción integradas en el mismo expediente del participante.