Guía · empresas
Qué documentación debe guardar una empresa que bonifica formación
La bonificación se aplica en el momento, pero la comprobación puede llegar años después. Entonces no se pregunta si la formación se dio: se pide enseñarla. Esta es la carpeta que hay que poder abrir.
Lo que hay que conservar
- Control de asistencia firmado: por sesión y participante, la evidencia principal.
- Comunicaciones realizadas y su resguardo: inicio, modificaciones y finalización.
- Contenidos y materiales: efectivamente impartidos.
- Evidencias de la modalidad: en teleformación, registros de conexión, participación y tutorización.
- Diplomas o certificados: entregados a los participantes.
- Encuestas de satisfacción: cumplimentadas.
- Justificantes de los costes: imputados a cada acción: docencia, medios, materiales.
- Documentación de los participantes: que acredite su relación con la empresa durante la formación.
Dónde falla la mayoría
La documentación vive repartida. Las firmas las tiene el formador, los costes administración, los diplomas alguien del equipo. Reconstruirlo dos años después es un proyecto.
Se delega y se olvida. Si gestiona una entidad externa, la empresa a menudo no conserva copia — y la responsable ante la Administración es la empresa.
No hay vínculo con la acción. Un PDF suelto en una carpeta no acredita a qué grupo pertenece: la trazabilidad es parte de la prueba.
La regla práctica
Si al terminar cada acción alguien puede descargar, en un clic y desde un solo sitio, un paquete con la asistencia firmada, los resguardos, los contenidos, los diplomas, las encuestas y los costes de esa acción, la comprobación deja de dar miedo. Si eso exige pedir cosas a tres personas, el problema ya existe — solo que aún no se ha manifestado.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo hay que guardarlo?
Durante el periodo en el que la Administración puede comprobar la formación bonificada, que se cuenta en años. Los plazos concretos los fija la normativa: conviene verificarlos y, en la duda, conservar más tiempo.
Si lo gestiona una entidad externa, ¿me despreocupo?
No: la responsable ante la Administración es la empresa que se aplica la bonificación. Conviene tener acceso propio a las evidencias.
¿Cómo lo resuelve iformalia?
Cada evidencia se genera dentro del sistema y queda colgada de su acción y su grupo desde el primer día — asistencia firmada, resguardos, diplomas, encuestas y costes — con exportación completa cuando hace falta.
Los requisitos y plazos concretos dependen de la normativa vigente en cada ejercicio: verifícalos siempre en la fuente oficial.